Checkliste Gästeankunft: 30 Punkte zur Vorbereitung vor jedem Ferienwohnungsaufenthalt

Wenn Sie eine Ferienwohnung verwalten, kennen Sie das flaue Gefühl am Vorabend einer Ankunft: "Habe ich wirklich an alles gedacht?". Nach drei Jahren pausenloser Belegungswechsel in meinen zwei Ferienhäusern in der Normandie habe ich eine Checkliste entwickelt, die mich jedes Mal rettet. 30 Punkte, chronologisch geordnet, damit Sie nie wieder etwas vergessen.

Diese Checkliste nutze ich selbst. Sie deckt alles ab — von der Vorbereitung bis zur Nachbereitung. Drucken Sie sie aus, hängen Sie sie in den Putzschrank oder, noch besser, integrieren Sie sie in Ihre digitale Gästemappe, um einen Teil des Prozesses zu automatisieren.

Warum eine Checkliste das Leben von Gastgebern mit Mehrfachbelegung verändert

Das "Ich hab vergessen..."-Syndrom um 23 Uhr, wenn der Gast um 8 Uhr ankommt — das hat jeder mindestens einmal erlebt. Ein nicht aktualisierter Schlüsseltresor-Code, fehlende Handtücher, eine ausgeschaltete Heizung mitten im Winter.

Mit einer systematischen Checkliste werden Sie vom Improvisierer zum Profi, ohne die Wärme Ihrer Gastfreundschaft zu verlieren. Jeder Belegungswechsel wird zur eingespielten Routine, und Ihre mentale Belastung sinkt drastisch.

7 Tage vor Ankunft — Vorbereitung im Voraus

• Gästedaten prüfen: Personenzahl, voraussichtliche Ankunftszeit, Sonderwünsche. Ein kurzer Blick auf die Buchung vermeidet böse Überraschungen.
• Link zur digitalen Gästemappe senden: der Gast erhält alle praktischen Infos vorab (Adresse, Code, WLAN, Empfehlungen). Weniger Fragen, mehr Gelassenheit auf beiden Seiten.
• Zugangscodes bestätigen: Schlüsseltresor, Türcode, Smart Lock. Prüfen Sie, ob der Code aktiv ist und ob Sie ihn dem Gast mitgeteilt haben.
• Verbrauchsmaterial prüfen: Toilettenpapier, Seife, Schwämme, Kaffeekapseln, Müllbeutel. Eine schnelle Bestandsaufnahme erspart den Last-Minute-Einkauf.
• Reinigung planen: Bestätigung mit der Reinigungskraft oder Zeit im Kalender blocken, wenn Sie selbst putzen.
• Sensible Geräte testen: WLAN (der wichtigste Test!), Heizung oder Klimaanlage, Warmwasser. Ein Gast ohne Warmwasser bedeutet garantiert eine 3-Sterne-Bewertung.
• Lokale Empfehlungen aktualisieren: Hat ein Restaurant geschlossen? Baustelle auf der Zufahrt? Festival am Wochenende? Aktualisieren Sie Ihre Gästemappe bei Bedarf.
• Willkommenspaket vorbereiten: optional, aber mit großem Einfluss auf die Bewertungen. Eine Flasche lokaler Wein, regionale Spezialitäten, eine handgeschriebene Notiz. Das macht den Unterschied zwischen 4,7 und 4,9.

Vortag — Letzte Kontrollen

• Kompletter Rundgang Raum für Raum: Wohnzimmer, Küche, Schlafzimmer, Bad, Außenbereich. Ein frischer Blick, um Mängel zu entdecken (eine defekte Glühbirne, ein Fleck auf dem Sofa).
• Bettwäsche und Handtücher prüfen: saubere, gebügelte Laken, saisongerechte Bettdecken, ausreichend Handtücher (mindestens 2 pro Person).
• Schloss oder Schlüsseltresor testen: nichts ist schlimmer als ein ausgesperrter Gast um 23 Uhr. Testen Sie den Code physisch — nicht nur aus dem Gedächtnis.
• WLAN-Funktion sicherstellen: verbinden Sie sich mit dem in der Gästemappe angegebenen Passwort. Wenn es nicht funktioniert, ist JETZT der richtige Zeitpunkt zum Beheben.
• Außenbereiche auf Sauberkeit prüfen: Terrasse, Garten, Parkplatz. Herbstlaub, Spinnweben und vergessene Mülltonnen ruinieren den ersten Eindruck.
• Pflichtdokumente auslegen: Notfallnummern, Hausordnung, Kontaktdaten des Eigentümers.
• QR-Code-Poster der Gästemappe aufhängen: an einer gut sichtbaren Stelle gleich am Eingang. Wenn Sie ScanStay nutzen, können Sie das Poster direkt aus dem Tool generieren und drucken.

Ankunftstag — Den Gast empfangen

• Willkommensnachricht senden: mit Erinnerung an die genaue Adresse, den Zugangscode und den Link zur digitalen Gästemappe. Kurz, herzlich, nützlich.
• Innerhalb von 2 Stunden nach Ankunft erreichbar sein: auch ohne persönlichen Check-in — seien Sie telefonisch oder per Nachricht erreichbar. Die ersten Stunden sind entscheidend.
• Prüfen, ob der Gast den QR-Code gescannt hat: mit einem Tool wie ScanStay sehen Sie in Echtzeit, ob die Mappe aufgerufen wurde. Falls nicht nach 2 Stunden, schicken Sie eine freundliche Erinnerung.
• Kurze Führung anbieten bei persönlichem Check-in: 5 Minuten für die 3 wichtigsten Dinge (Thermostat, Waschmaschine, Müll). Nicht mehr — der Gast will sich einrichten.
• Die 3 kritischen Infos hervorheben: WLAN, Heizung/Klima, Müll. Das sind die drei Fragen, die Sie sonst innerhalb einer Stunde erhalten.
• Sicherstellen, dass die Unterkunft die richtige Temperatur hat: im Winter die Heizung 2 Stunden vorher einschalten. Im Sommer Rollläden schließen und Klima starten.
• Persönliche Notiz hinterlassen: auch ein Post-it mit "Willkommen! Schönen Aufenthalt!" hat Wirkung. Die persönliche Note bleibt unersetzlich.
• Gästemappe-Benachrichtigungen aktivieren: wenn Ihr Tool es erlaubt, aktivieren Sie Benachrichtigungen, um zu sehen, welche Abschnitte der Gast liest.

Nach der Abreise — Den Aufenthalt abschließen

• Unterkunftsinspektion: kompletter Rundgang, um eventuelle Schäden, vergessene Gegenstände oder Probleme zu erkennen. Machen Sie systematisch Fotos.
• Gästefeedback auswerten: lesen Sie die Abschiedsnachricht oder Bewertung. Jede Anmerkung ist eine Verbesserungsmöglichkeit.
• Gästemappe aktualisieren, wenn ein Problem gemeldet wurde: ein Gast fand die Backofen-Bedienung nicht? Ergänzen Sie eine Erklärung. Kontinuierliche Verbesserung.
• Bewertung für den Gast innerhalb von 24 Stunden abgeben: gut für den Algorithmus und motiviert den Gast, seine eigene Bewertung abzugeben.
• Abrufstatistiken der Gästemappe analysieren: welche Abschnitte werden am häufigsten aufgerufen? Werden Abschnitte ignoriert? Passen Sie den Inhalt entsprechend an.
• Fehlende Verbrauchsmaterialien bestellen: nicht aufschieben — sofort bestellen. Ihr zukünftiges Ich wird es Ihnen danken.
• Archivieren und den nächsten Aufenthalt vorbereiten: Gelerntes notieren, Checkliste bei Bedarf aktualisieren und den nächsten Wechsel einplanen.

Häufig gestellte Fragen

Wie lange dauert die Vorbereitung zwischen 2 Aufenthalten?

Mit einer eingespielten Checkliste rechnen Sie mit etwa 2 bis 3 Stunden insgesamt (Reinigung inklusive) für eine Standardunterkunft. Ohne Checkliste leicht das Doppelte — plus Stress.

Braucht man ein anderes Protokoll für Langzeitaufenthalte?

Bei Aufenthalten über eine Woche fügen Sie einen Zwischenpunkt ein: Verbrauchsmaterial zur Halbzeit prüfen und optionale Reinigung anbieten. Ein geschätzter Service, der auch zusätzliche Einnahmen über einen Servicekatalog generieren kann.

Wie delegiert man diese Aufgaben an eine Hausverwaltung?

Teilen Sie Ihre Checkliste mit Ihrem Dienstleister und definieren Sie die Verantwortlichkeiten klar. Eine teilbare digitale Gästemappe erleichtert die Koordination enorm — alle greifen in Echtzeit auf dieselben Informationen zu.

Jetzt loslegen

Diese Checkliste ist ein guter Anfang, aber der echte Durchbruch kommt durch Automatisierung. Mit einer digitalen Gästemappe versenden Sie den Link automatisch, aktualisieren in Echtzeit und verfolgen die Abrufe. Testen Sie ScanStay 7 Tage lang kostenlos und entdecken Sie, wie Sie jeden Belegungswechsel vereinfachen können.