Registro de viajeros: los 21 datos que debes pedir a tus huéspedes (y cómo pedirlos)
La lista completa de datos obligatorios del RD 933/2021 por viajero: identidad, número de soporte del DNI, domicilio, contacto, pago y parentesco de menores. Con consejos para pedirlos sin fricción.
Cédric
Fondateur de ScanStay
La parte más incómoda de SES.Hospedajes no es el portal: es tener que pedir a tus huéspedes hasta 21 datos por persona antes de poder comunicar. Esta es la lista completa, con los matices que evitan rechazos — y cómo pedirla sin parecer un interrogatorio.
Bloque 1 — Identidad (por cada viajero)
| Dato | Obligatorio | Matices |
|---|---|---|
| Nombre | Sí | |
| Primer apellido | Sí | |
| Segundo apellido | Con NIF | Los españoles con DNI deben dar los dos apellidos |
| Tipo de documento | Mayores de edad | NIF, NIE, pasaporte u otro |
| Número de documento | Mayores de edad | La letra del NIF/NIE se valida — un error y se rechaza |
| Número de soporte | Con NIF o NIE | El código del reverso del DNI (empieza por 3 letras) o de la TIE — el dato que nadie sabe dónde está |
| Fecha de nacimiento | Sí | Los menores no necesitan documento |
| Nacionalidad | Recomendado | |
| Sexo | Recomendado | H / M / O |
Bloque 2 — Domicilio personal (por cada viajero)
Dirección completa, municipio (si es España), código postal y país. Es el bloque que más sorprende a los huéspedes extranjeros — sí, hay que pedir su dirección de casa.
Bloque 3 — Contacto
Al menos un teléfono o un email por viajero. Para una familia, el del adulto de contacto en cada ficha resuelve el requisito.
Bloque 4 — Contrato y pago
Referencia de la reserva (el código de Airbnb/Booking vale), fechas de entrada y salida, número de personas y tipo de pago (plataforma, tarjeta, efectivo…). Si pagaron por Airbnb o Booking, el tipo es «plataforma de pago».
El caso de los menores
Los menores se comunican también (nombre, nacimiento, domicilio), sin documento. A cambio, al menos un adulto del grupo debe llevar informado su parentesco con el menor: padre/madre, abuelo/a, tutor/a…
Cómo pedir todo esto sin fricción
- Pídelo antes de la llegada, no en la puerta. Un mensaje 48h antes con la lista exacta (o un formulario) evita el mal trago del check-in.
- Explica el porqué: «es el registro de viajeros obligatorio en España (RD 933/2021), como en los hoteles». La comparación con el hotel desactiva la desconfianza.
- Centraliza: una guía digital de bienvenida gratuita como ScanStay reúne check-in e información de la estancia en un solo enlace.
- No vuelvas a teclearlo: con los datos recopilados, el generador SES Hospedajes construye el fichero XML de alta masiva en un minuto — municipios INE y letras de NIF validados automáticamente. El formato exacto está explicado en la guía del fichero XML.
Y guárdalo todo 3 años
El RD 933/2021 obliga a conservar los registros durante 3 años. Los justificantes de cada comunicación del portal son tu prueba en caso de control — aquí lo que te juegas si falta algo.