File Alloggiati Web rifiutato? Gli errori più comuni e come correggerli

Hai preparato il file delle schedine, lo carichi su Alloggiati Web, premi "Elabora"… e il portale te lo rifiuta con un messaggio criptico. È l'esperienza più frustrante del portale — anche perché l'obbligo delle 24 ore non aspetta.

La buona notizia: gli errori di elaborazione sono quasi sempre gli stessi cinque o sei. Ecco come riconoscerli e correggerli, uno per uno.

Come funziona il controllo del portale

Quando carichi il file TXT, Alloggiati Web verifica ogni riga prima di accettarla: lunghezza esatta, formato delle date, codici delle tabelle ufficiali (comuni, stati, tipi di documento). Basta un carattere fuori posto perché la riga — o l'intero file — venga rifiutata. Il formato è rigido: ogni riga deve avere esattamente 168 caratteri, con ogni campo in una posizione fissa.

Errore 1 — "Lunghezza record errata"

Il classico. La riga non ha 168 caratteri esatti: un nome troppo lungo non troncato, uno spazio in più, o il file salvato con l'a-capo sbagliato (il portale si aspetta il formato Windows, CRLF).

Come correggere: non modificare il file con Word o Pages — aggiungono caratteri invisibili. Usa un editor di testo puro, o meglio, genera il file con uno strumento che gestisce le posizioni automaticamente.

Errore 2 — Codice comune o stato non valido

Il comune di nascita o di residenza va indicato con il codice ufficiale della Polizia di Stato, non con il nome libero né con il codice ISTAT o catastale. Stesso discorso per gli stati esteri, che hanno una tabella dedicata. Un ospite nato in un comune soppresso (fusioni di comuni degli ultimi anni) è un caso trappola frequente: il codice del vecchio comune può non essere più valido.

Come correggere: scarica le tabelle aggiornate dal portale stesso (sezione "Tabelle di decodifica") e usa quei codici, oppure affidati a uno strumento che le integra già.

Errore 3 — Data di arrivo non valida

Il portale accetta solo arrivi di oggi o di ieri. Se provi a caricare una schedina con una data di due giorni fa (o futura), la riga viene respinta. È il motivo per cui non puoi "recuperare" in blocco una settimana di check-in dimenticati — e nemmeno dichiarare in anticipo un arrivo di domani.

Come correggere: per gli arrivi di oggi/ieri, correggi la data e ricarica. Per arrivi più vecchi, l'inserimento non è più possibile dal portale: valuta una comunicazione via PEC alla Questura spiegando il ritardo (qui cosa si rischia).

Errore 4 — Dati del documento mancanti o su riga sbagliata

Il numero e il tipo di documento vanno indicati solo per il capofamiglia o il capogruppo (e per l'ospite singolo). Se compili i campi documento per i familiari o i membri del gruppo — o viceversa, li ometti per il capo — il controllo fallisce. Anche il tipo di documento ha la sua tabella ufficiale (IDENT per carta d'identità, PASOR per passaporto ordinario, ecc.).

Come correggere: verifica il tipo di alloggiato di ogni riga (16 = ospite singolo, 17 = capofamiglia, 18 = capogruppo, 19 = familiare, 20 = membro gruppo) e compila i campi documento solo dove previsto.

Errore 5 — Caratteri non ammessi

Accenti "strani", apostrofi tipografici, lettere non latine (ospiti con nomi in cirillico o con caratteri speciali): il portale accetta un set di caratteri limitato. D'ANGELO passa, D'ANGELO con l'apostrofo curvo può non passare.

Come correggere: traslittera i nomi come appaiono sul documento in caratteri latini semplici, apostrofo dritto, senza simboli.

Errore 6 — Schedina già inviata (duplicato)

Se ricarichi un file già elaborato, o due righe identiche, il portale può segnalare il duplicato. Attenzione: una schedina inviata non si corregge dal portale. Se ti accorgi di un errore dopo l'invio (nome sbagliato, data errata), la prassi è contattare la Questura via PEC indicando la ricevuta e la correzione da apportare.

La ricevuta: la tua unica prova

Dopo ogni elaborazione andata a buon fine, scarica la ricevuta dalla sezione dedicata e conservala. In caso di controllo, è l'unico documento che dimostra l'avvenuta comunicazione — il portale non conserva uno storico consultabile illimitato delle tue schedine.

Il modo più semplice per non vedere mai questi errori

Tutti gli errori qui sopra hanno la stessa radice: il file costruito a mano. Il nostro generatore di file Alloggiati Web compone il TXT direttamente nel formato ufficiale — 168 caratteri esatti per riga, tabelle comuni/stati/documenti integrate e aggiornate, date controllate, campi documento solo dove servono. Tu compili un modulo, lui produce un file che il portale accetta al primo colpo. E i dati degli ospiti non lasciano mai il tuo browser.

Per il quadro completo dell'obbligo, la guida ad Alloggiati Web; per l'accesso e le credenziali, la guida al login.

FAQ

Il portale rifiuta tutto il file o solo la riga sbagliata?

Dipende dall'errore: alcuni bloccano l'intero file (formato, lunghezza), altri solo le righe interessate. Il messaggio di elaborazione indica in genere la riga incriminata.

Posso correggere una schedina già inviata?

No, non dal portale. Serve una comunicazione alla Questura (di norma via PEC) con la ricevuta e la correzione richiesta.

Ho dimenticato di comunicare un arrivo di 3 giorni fa: carico il file lo stesso?

Il portale non accetterà la data. Meglio una PEC alla Questura che spieghi il ritardo e comunichi comunque i dati: la comunicazione tardiva spontanea è valutata diversamente dall'omissione scoperta in un controllo.

Il generatore ScanStay invia i dati alla Questura al posto mio?

No: genera il file conforme sul tuo dispositivo (i dati non passano dai nostri server), poi lo carichi tu su Alloggiati Web con le tue credenziali e scarichi la ricevuta.